Niemal każda większa korporacja organizuje konferencje – w pewnych sytuacjach są to wielkie imprezy dla wszystkich, w szeregu przypadków dotyczące konkretnych artykułów danej firmy, innym wspólnie przeznaczone są tylko dla jej robotników. Oprócz firmowych, nadzwyczaj nieraz organizuje się także konferencje naukowe, które w wielu przypadkach wzbudzają wielkie zainteresowanie i emocje, głównie, kiedy poruszane są podczas nich tematy szczególnie atrakcyjne wśród ludzi.

Niektóre z nich są otwarte dla każdego chętnego, a inne dostępne są tylko dla zaproszonych do uczestnictwa w nich osób. Jakim sposobem widać, różnorodność wśród konferencji jest olbrzymia – są to wydarzenia o rozmaitej randze i wielkości, znamionują się także całkowicie różnym poziomem nakładów pieniężnych. Nie istotne niemniej jednak, jakie są wszystkie przymiotniki danej konferencji, nadzwyczaj istotne jest to, aby wystrój, wyposażenie oraz wielkość sali, w której się odbędzie, nie pozostawały w sprzeczności z tym, kto na nią przybędzie i w jakiej ilości – muszą one być dostosowane do ilości uczestników i charakteru imprezy.

Coraz więcej powstaje firm, które absorbuje się organizacją konferencji i udostępniają sale oraz inne obiekty, w których wydarzenia te mogą być zorganizowane. Jak niemniej jednak z nich wybrać te, które w pełni sprostają naszym oczekiwaniom oraz nie zrujnują budżetu, jaki przekazaliśmy na organizację tego wydarzenia? Nie jest to z pewnością zadanie łatwe i sporo czasu należy poświęcić na odszukanie trafnej. Tutaj hotele konferencyjne spełniać muszą parę, ustalonych odgórnie wymagań, jakie stawia się wobec tego rodzaju imprez.

Pierwszym z nich jest z całą pewnością relacja między ilością spodziewanych uczestników do wielkości sali, w której impreza ma się odbyć – dla sporych wydarzeń z całą pewnością niewłaściwa będzie mała salka, a z kolei dla imprez niewielkich zupełnie niepotrzebna wydaje przestronna i znacząca sala konferencyjna. Poza tym, należy również zwrócić uwagę na to, czy posiada ona profesjonalne wyposażenie – mowa tutaj o sprzęcie nagłaśniającym i innych analogicznych urządzeniach, bez których przecież żadna konferencja nie będzie mogła się odbyć.