Jakikolwiek festiwal, konkurs, ślub i uroczystości weselne, kongres, konferencja, szkolenie, studniówka, wyprawa za miasto, grupowy wyjazd na wakacje, zawody sportowe, piknik integracyjny – wszystkie te przedsięwzięcia jesteśmy w stanie opisać jedną nazwą – imprezy. W dowolnym przypadku, ktoś ma obowiązek się zająć preparacją, zebraniem chętnych członków, organizacją całości w oparciu o detale. A szczegóły, to przewóz, noclegi, wyżywienie, sala konferencyjna bądź targowa, rozrywka oraz dużo innych czynników imprezy, w zależności od wymogów. Organizacja imprez to idealna praca dla ludzi kochających wyzwania, energicznych, z pomysłami.

Na rynku istnieje wiele korporacji zajmujących się organizacją różnych przedsięwzięć, niestety, dużo z nich nie ma większego pojęcia jak imprezę przeprowadzić od początku do końca. Podłożem przystąpienia do przygotowania i realizacji jest umowa, zawierająca wszelkie ustalenia, szczegóły oraz ceny poszczególnych składników, i wynagrodzenie organizatora. W wypadku akcesoryjnych zleceń już po podpisaniu umowy, konieczne jest sporządzenie aneksów do umowy, żeby uniknąć na końcu przy rozliczeniu imprezy, wszelkich prawdopodobnych nieporozumień. Już w trakcie pierwszego spotkania z kontrahentem trzeba ustalić wstępny zarys przebiegu imprezy.

Porządnie jest przyrządzić ze spotkania notatkę, którą obie strony podpisują – na tej bazie dokonuje się wszystkich rezerwacji w hotelach, salach, transporcie, restauracjach. Równocześnie jest to moment przygotowywania kosztorysu dla kontrahenta. Kosztorys powinien być zatwierdzony przez konsumenta jeszcze przed podpisaniem umowy. Jest wówczas jeszcze czas na dopieszczenie cenowych szczegółów, na możliwe zmiany cen, szczegółów imprezy.

Organizacja imprez wymaga od organizatora elastycznego myślenia oraz działania – ogromnie sporadycznie zdarza się, że kontrahent akceptuje pierwszy pokazany mu kosztorys oraz scenariusz imprezy – wtedy rekomendujemy cięzki dym. Kontrahent ma także swoją wizję przebiegu imprezy i trzeba to uszanować, chcąc z nim pracować w przyszłości. Po ustaleniu detali kosztorysu, nieodzowne jest przygotowanie umowy wiążącej obie osoby, z nadzwyczaj bez owijania w bawełnę wyszczególnionymi zagadnieniami finansowymi. Daty przedpłat, ich wielkość, termin zapłaty końcowej – im dokładniej określi się kwestie finansowe, tym lepiej będzie się kooperowało przy organizacji imprezy.